29/04/2020

Offboarding – czyli rozstanie z klasą.

Jako pracownicy działów HR zdajemy sobie sprawę z tego, jak ważny jest dobrze zorganizowany proces onboardingu, czyli powitania nowego pracownika i wdrożenia go w obowiązki. Niestety kwestii pożegnania pracownika czyli offboardingu nie poświecamy już tyle uwagi. Dlaczego często pomijany proces offboardingu jest tak istotny? W jaki sposób go przeprowadzić oraz na jakie elementy procesu szczególnie zwrócić uwagę? Odpowiedzi znajdziecie w naszym artykule.

offboarding


Czym jest offboarding i dlaczego jest ważny?

Nazwa nawiązuje do metafory firmy jako pokładu statku lub samolotu, który aktualnie opuszcza pracownik. Pojęcie offboardingu to nazwa na zbiór praktyk oraz zasad, które powinny być wdrożone podczas odejścia pracownika, bez względu na to czy zmiana zatrudnienia następuje z inicjatywy pracodawcy czy pracownika. 

Dlaczego wdrożenie dobrych praktyk związanych z pożegnaniem pracownika jest istotne dla każdej firmy? Mądrze przeprowadzony offboarding to kolejna składowa, która mocno wpływa na wizerunek pracodawcy.

Należy pamiętać, że odchodzący pracownik to nadal potencjalny klient naszej firmy. Dodatkowo to nadal osoba, która może dzielić się pozytywnymi lub negatywnymi opiniami o naszym przedsiębiorstwie, poprzez media społecznościowe lub inne środki masowego przekazu. Pracownik z którym dobrze się pożegnamy będzie chciał zostać z nami w kontakcie, dzięki czemu z dnia na dzień nie stracimy dostępu do jego doświadczenia oraz zdobytej wiedzy.

Również z punktu biznesowego dobrze opracowany proces offboardingowy będzie dla nas korzystny. Dzięki niemu zminimalizujemy ryzyko przerwania i utraty ciągłości w wykonywanych przez pracownika zadaniach podczas okresu wypowiedzenia.

Innym istotnym czynnikiem są korzyści wewnętrzne jakie możemy osiągnąć przy pomocy pożegnania przeprowadzonego z klasą, a mianowicie pozytywna lub negatywna ocena naszej organizacji przez naszych obecnych pracowników.

 

Jak zakomunikować zwolnienie?

Zwolnienie pracownika jest istotnym elementem całego offboardingu, często jednym z najtrudniejszych ze względu na towarzyszące temu nagłe i silne emocje. Zanim zakomunikuje się informacje o rozstaniu warto wcześniej wypunktować co chcemy przekazać osobie zwalnianej. Istotny jest również odpowiednio dobrany moment, warto aby nie pokrywał się z okresem świątecznym, urlopowym lub z trudnym momentem w życiu prywatnym pracownika.  

Rozmowę warto przeprowadzić w spokojnej atmosferze oraz w kameralnym gronie.

W takiej rozmowie powinny uczestniczyć maksymalnie dwie osoby reprezentujące pracodawcę. Z jakiego powodu? Druga osoba może pełnić rolę świadka w przypadku nieoczekiwanego obrotu sprawy. Większa liczba osób obecna przy zwolnieniu mogłaby jednak przytłoczyć pracownika. Pamiętajmy, że pracownik zasługuje na zakomunikowanie decyzji w kontakcie bezpośrednim, niedopuszczalne jest dokonanie zwolnienia przez maila, telefonicznie lub za pomocą innych środków elektronicznych. Jest to bardzo niekorzystny zabieg wizerunkowy dla pracodawcy i wyraźne okazanie braku szacunku dla zwalnianego pracownika. Powinno się jasno określić powód zwolnienia, pracownik powinien odczuć, że decyzja jest przemyślana i nieodwracalna. 

Należy pamiętać, aby przy komunikacji kierować się empatią, rozmawiajmy tak, jak sami byśmy chcieli w tej sytuacji zostać potraktowani. Istotne jest poinformowanie pracownika jak będzie wyglądał dalszy ciąg wydarzeń, czy zostanie zwolniony z obowiązku świadczenia pracy, kiedy i w jaki sposób nastąpi pożegnanie z współpracownikami, czy będzie musiał wykorzystać zaległy urlop, czy należy mu się odprawa itd. 

Nie zapomnijmy o krótkim podsumowaniu naszej współpracy, podziękowaniu za wspólny wysiłek w wielu wyzwaniach, informacji o możliwości wystawienia listu referencyjnego. Zwolnienie to dla każdego pracownika osobista porażka, dlatego zawsze kierujmy się wyrozumiałością i dajmy pracownikowi przestrzeń na emocjonalne przetrawienie informacji, które właśnie do niego dotarły.

jak-przeprowadzic-offboarding


Dalszy program offboardingowy – z czego powinien się składać?

Po przekazaniu informacji o zwolnieniu warto zaopiekować się pracownikiem jak w jego pierwszych dniach pracy. W tym momencie pomocne będzie stworzenie checklisty, która pozwoli nam na dopilnowanie wszelkich formalności i zadań związanych z odejściem pracownika. Dzięki temu nie zapomnimy o żadnych istotnych szczegółach i drobiazgach. O tym jakie elementy powinna zawierać lista warto skonsultować z bezpośrednim przełożonym pracownika. 

 Jakie jeszcze elementy powinien zawierać udany program offboardingowy:

  • Poinformuj zespół o zmianach kadrowych – zakomunikowanie współpracownikom nadchodzącej zmiany w liczebności zespołu to absolutna konieczność. Informację warto przekazać jak najszybciej, podać powód zwolnienia w sposób krótki i rzeczowy. Dzięki temu unikniemy domysłów wśród współpracowników oraz poczucia zagrożenia o własne stanowisko pracy.
  • Zminimalizuj ewentualne straty – jeżeli pracownik został zwolniony z obowiązku świadczenia pracy w tym momencie warto w sprawny sposób wyznaczyć zastępstwo i jeszcze przed jego odejściem przekazać nowej osobie wiedzę oraz zadania, którymi zajmował się pracownik.
  • Stwórz kartę obiegową – zadbaj o to, aby pracownik w odpowiednim czasie zdał służbowego laptopa, telefon, klucze. Postaraj się przy tym, aby mogło to odbyć się sprawnie, a pracownik nadal miał dostęp do narzędzi, których aktualnie potrzebuje.
  • Zaplanuj dzień pożegnania – warto zaplanować spotkanie pożegnalne, na którym będzie można raz jeszcze podziękować za współpracę. W tym miejscu warto pomyśleć o drobnym upominku lub firmowych gadżetach, które będzie można wręczyć pracownikowi.
  • Przeprowadź exit interview – czyli osobistą rozmowę podsumowującą przebieg zatrudnienia. W tym miejscu, gdy emocje już opadną będzie przestrzeń na wymianę spostrzeżeń odnośnie stanowiska pracy, pełnionych obowiązków, relacji w organizacji. Zebrane dane posłużą do dalszego rozwoju firmy.