16/07/2021

Jak wysłać poprawnego maila z zgłoszeniem rekrutacyjnym?

Zgłoszenie rekrutacyjne musi mieć odpowiedni tytuł, a także zawierać opis oferty, na którą odpowiadamy, uzasadnienie wzięcia udziału w rekrutacji oraz załączniki o czytelnych nazwach.

Jest formą nawiązania pierwszego kontaktu z potencjalnym pracodawcą, dlatego ważne jest, żeby wiadomość była napisana poprawnie i w sposób wyróżniający ją spośród dziesiątek innych. Poprawny mail zgłoszenia musi mieć zatem odpowiedni tytuł, a także zawierać opis oferty, na którą odpowiadamy oraz pokrótce naszą motywację do wzięcia udziału w rekrutacji.

Główne zasady przy odpowiedzi na ofertę pracy

Odpowiadając na ogłoszenie dotyczące pracy, warto dobrze przeczytać opis stanowiska, wymagania, a także zapamiętać, kto jest autorem oferty. Może pojawić się prośba o nadesłanie zgłoszenia rekrutacyjnego w dwóch językach lub po prostu w języku obcym.

Zgłoszenie rekrutacyjne może dotyczyć oferty pracy, praktyk, stażu czy uczestnictwa w kursie, jednak bez względu na charakter współpracy należy zachować powagę. Przede wszystkim wypada wysłać maila zgłoszeniowego z adresu e-mail zawierającego inicjał lub imię oraz nazwisko. Unikać należy natomiast adresów z przezwiskami i zbiorem z niczym niekojarzących się cyferek – to nie ułatwi odbiorcy kontaktu z nami.

Tytuł maila ze zgłoszeniem rekrutacyjnym

Codziennie na skrzynkę mailową potencjalnego pracodawcy spływają setki wiadomości reklamowych oraz maili od współpracowników, klientów, a przede wszystkim naszych konkurentów w procesie rekrutacji. Dlatego warto zgłoszenie odpowiednio zatytułować.

Tytuł wiadomości ze zgłoszeniem rekrutacyjnym powinien być rzeczowy, a przy tym zawierać jak najwięcej informacji. Tworząc tytuł, warto zasugerować się ogłoszeniem, na które odpowiadamy. To ono podaje nazwę stanowiska pracy i najczęściej stanowi hasło dla rekruterów. Jeśli zaś takiej informacji nie ma lub oferta zatytułowana jest zbyt opisowo, najlepiej w tytule zgłoszenia rekrutacyjnego podać trzy podstawowe informacje: hasłową nazwa stanowiska, numer oferty pracy podany w ogłoszeniu oraz nasze imię i nazwisko. Jeśli w okienku tytułu pozostało trochę miejsca, można dodać krótką informację o sobie, na przykład „księgowa z 15-letnim stażem”.

W tytule maila ze zgłoszeniem rekrutacyjnym należy unikać obszernych opisów, zbyt krótkich haseł (na przykład „rekrutacja” czy „główny księgowy CV”), a także znaków specjalnych, które zamiast wyróżniać, sprawiają, że mail zgłoszeniowy wygląda jak reklama.

Co napisać w treści maila ze zgłoszeniem rekrutacyjnym?

Jedną z ważniejszych kwestii związanych z pisaniem maila zgłoszeniowego jest poprawność językowa. Składa się na nią ortografia, interpunkcja, a także formy grzecznościowe. Tych z pewnością nie może w takiej treści zabraknąć.

Elementy zgłoszenia rekrutacyjnego, które muszą znaleźć się w mailu to:

  • powitanie - „Szanowni Państwo” albo „Szanowna Pani/Szanowny Panie” (zależy czy wiemy, do kogo wysyłamy wiadomość), unikamy form „Witam” czy „Dzień dobry”; 
  • informacja o tym, gdzie znaleźliśmy ogłoszenie oferty pracy (na portalu pośrednictwa pracy, oficjalnej stronie firmy itd.); 
  • wzmianka, o jakie stanowisko się ubiegamy; 
  • krótka notatka o motywacji (dlaczego chcemy pracować właśnie na tym stanowisku, jakie korzyści przyniesie nam ta praca, a jak zyska na zatrudnieniu nas pracodawca); 
  • wzmianka o załącznikach, które przesyłamy; 
  • grzeczne pożegnanie - „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku”; 
  • pełny podpis. 
Załączniki w zgłoszeniu rekrutacyjnym

Mailowe zgłoszenie rekrutacyjne nie obędzie się bez załączników. W mailu przesyłamy dokumenty tekstowe z CV lub portfolio oraz list motywacyjny. Ważne, aby zapisać je w plikach niemożliwych do edycji, a także nadać odpowiednie nazwy
Rekruterowi łatwiej będzie znaleźć nasze CV czy list motywacyjny, jeśli zatytułujemy je swoim imieniem i nazwiskiem, rodzajem dokumentu oraz nazwą stanowiska, na przykład: JanKowalskiCVgłównyksięgowy.